Articolul este unul dintre cele mai importante instrumente de lucru, mai ales pentru o firma care face productie. Se refera la produse, materii prime si materiale care intra sau ies din firma si care, cu ajutorul softului Smartis, sunt mai corect gestionate si au o trasabilitate bine definita.

Articol nou

Cuprinde, ca ferestre principale: detalii principale, alte detalii, generator cod articol matricial, coduri de bare externe ale furnizorilor, descriere articol, specificatii.

 

Unul din cele mai utilizate instrumente de lucru in cadrul Smartis – articolul - trebuie sa cuprinda obligatoriu 3 campuri: cod articol, denumire si unitatea de masura (Um. in stoc). Restul elementelor de identificare initiala pentru un articol nou sunt optionale. In cazul in care se doresc anumite precizari se deschide “Descriere articol” si se introduce textul respectiv.

 

Un cod de articol poate fi generat matricial, sau completat manual.

In general, pentru produsele care au deja coduri de bare de la furnizor,  este indicat sa se foloseasca acel cod, tocmai pentru a usura comunicarea cu partenerul si identificarea mai rapida a produsului. (pot exista, bineinteles, diferente in modalitatea in care apare denumirea respectivului produs).

 

 

Toate articolele apartin unor categorii – clase (tabla, otel, bara, tevi, etc). Fiecare clasa are o serie de parametri (dimensiune, calitate – referire la duritate, compozitie de carbon, stas – normativele in vigoare, stare) cu valori determinate.

 

Fereastra Detalii principale

 

– Unitatea de masura principala reprezinta unitatea in care se inregistreaza in interiorul firmei un anumit produs. Unitatea de masura secundara face referire la unitatea de masura a produsului de la furnizor(ex: um a furnizorului pentru tabla este kg, pe cand in firma, pentru utilizare mai facila, um considerata pentru produsul tabla este ml sau mp, dupa caz). Paritatea reprezinta tranformarea intre cele doua unitati de masura (ex: o bara poate sa aiba 10kg);

-  Tiparibil pe factura de vanzare/avize - denumirea pe care o solicita benficiarul pentru un produs, lucrare. Ea poate sa difere de denumirea interna atribuita in nomenclator (Ex: pentru un regulator poate exista denumirea interna cu specificatii precise pentru productie, dar denumirea pentru vanzare sa fie diferita, in functie de solicitarea comerciala);

-  Denumirea articolului in engleza (sau in lb straina, in functie de terti) – ajuta la comunicarea mai rapida cu eventualii parteneri straini;

 

 

- Greutatea si volumul pot furniza informatii cu privire la posibilitatea de transport pentru anumite produse (numar de masini, dimensiuni)

-  Pret informativ – pe baza lui se fac predarile in productie; ajuta la efectuarea antecalculatiilor de pret;

-  Stoc minim/stoc maxim – fac trimitere la cantitatea minima din produsul respectiv sub care firma nu trebuie sa ajunga pentru a putea sa isi pastreze functionalitatea, respectiv la cantitatea maxima care ar insemna deja stoc in exces;

-  Durata de aprovizioare – arata timpul necesar pentru livrarea unui anumit produs; trebuie sa fie in corelatie cu stocul minim, pentru a nu exista perioade „moarte” in productie;

-  Pret buget – este folosit in aprovizionare, cu utilizare mai ales in cadrul departamentului de logistica;

 

 

-  Asociere articol portofoliu comenzi de la clienti – departamentul comercial are un nomenclator propriu, in concordanta cu cerintele partenerului/beneficiarului; se face asocierea produsului din portofoliu comenzi clienti cu cel din nomenclatorul intern de productie (care are specificatii tehnice foarte clare)

-  Alte observatii – pot fi alte informatii in format text cu privire la articolul respectiv 

 

-  Coduri de bare

• unic – receptie la un singur cod de bare
• Pe loturi – la fiecare intrare se genereaza alt cod; foloseste la trasabilitatea produselor (este cel recomandat – pe codul de bare se da in consum, se realizeaza partea de service, se poate deci urmari exact cum circula fiecare intrare in parte)

-  Bife:  In functie de produs, unele din ele nu pot fi descarcate din stoc, fara avizele corespunzatoare:

• necesita aviz de calitate CTC
• Necesita aviz de mediu
• Necesita aviz de material

-  Sablon urmarire a productiei – pentru fiecare produs nou (fabricat) exista posibilitatea urmaririi unor operatii esentiale, pe anumite utilaje sau pe anumite procese de lucru; ajuta la observarea unui produs in stadiul lui la un anumit moment dat (se va sti ca el este la prelucrare, la montaj etc)

-  Grupa principala – permite incadrarea produsului, atat ca utilizare principala cat si ca utilizari suplimentare, secundare (incadrare in grupe secundare). Prin click pe grupe se face trimitere la grupele principale existente, sau (in aceeasi fereastra) la adaugarea unei alte grupe.

 

 

-  Pret prestabilit de productie/achizitie lei/euro – ajuta la antecalculatii in productie, acest pret fiind „tras” in mod automat

-  Parametrii caracteristici articolului – permite adaugarea altor informatii (cum ar fi culoarea, zincarea, tratamentul termic). Prin click pe zona de introduce a parametrului se deschide o fereastra noua cu parametri existenti unde exista posibilitatea de inserare, modificare sau stergere de parametri;

 

Fereastra Alte detalii

Preturi de catalog – in valuta/lei – foloseste la aprovizioare. In momentul adaugarii unui articol nou, care poate sa fie achizitionat de la mai multi parteneri, se ofera spre completare informatii despre pobilitatea de achizitie (pretul in lei/valuta, numarul de zile necesare livrarii, cantitatea minima pentru care se poate face o comanda sau cantitatea maxima disponibila la furnizor).

Bifa de la pret implicit de aprovizionare este pentru cand cineva face un necesar sau un referat de aprovizionare, sa primeasca automat produsul cu denumirea specifica, pretul si furnizorul.

 

 

Cu dublu click pe casuta din dreapta se poate incarca o fotografie a produsului dintr-o locatie specificata.

Normele tehnlogice – permit incadrarea pe sectie, precum si timpii necesari pentru lucrare.

 

 

 

Din fereastra generator cod articol matricial se selecteaza denumirea clasei, apoi se introduc pentru fiecare parametru in parte valorile specifice articolului.

Clasele de incadrare pot fi si ele modificate sau adaugate, din Denumire Clasa – Dosar clase de incadrare – clasa noua/modifica/sterge.

 

Butonul Clasa Noua – trimite la fereastra clasa de incadrare (grupa), de unde se poate inregistra o noua Denumire clasa si Cod clasa. In continuare trebuie definiti parametrii pentru clasa respectiva. Din tabelul de compunere a denumirii articolului se apasa butonul pentru parametri. Fereastra nou deschisa va cuprinde dosarul de parametri existenti, din care se selecteaza cei care caracterizeaza clasa respectiva, sau se poate contrui un parametru nou.

Parametrii introdusi pot fi de 2 feluri: discreti (D) si continui (C). Parametrii discreti se refera la faptul ca trebuie introduse valorile posibile, pe cand cei continui doar la o valoare exacta.

Dupa completarea campurilor atribuite valorilor parametrilor, se apasa butonul de generare cod articol, care declanseaza operatia de atribuire de cod.

 

 

Codul generat poate fi separat prin puncte, pentru o mai buna incadrare, observandu-se ca primele cifre corespund clasei, iar umatoarele corespund valorilor parametrilor. In acelasi timp, denumirea articolului va fi de tipul  ClasaxVal.P1xVal.P2xVal.P3xVal.P4  (Val.P =  valoarea parametrului).

 

 

Un avantaj al acestui tip de generare de cod matricial este eliminarea riscului de a introduce dublaje. Practic, pentru o parametrizare existenta, nu se vor putea introduce alte coduri.

De asemenea, exista posibilitatea de introducere in denumirea produsului a unui prefix/sufix, din acelasi meniu de generare cod articol matricial, sau a intruducerii parametrilor alesi chiar in denumirea articolului.

Conditia pentru introducerea unui articol nou pe baza unui cod matricial este alegerea buna a clasei.

 

Meniul Coduri de bare externe ale furnizorilor ajuta la receptia pe baza codurilor de bare.

Se realizeaza receptia foarte rapid pe baza codului articolului, facandu-se asocierea cu codul de bare al furnizorului. Cand se face receptia, chiar daca produsul nu a mai fost achizitionat de la furnizorul respectiv, se scaneaza codul si se inregistreaza si se asociaza cu codul existent.

 

Fereastra caracterizare contabila – face direct asocierea contului cu produsele existente (ex: specificarea implicita a conturilor pentru receptie, pentru iesiri, predari, vanzare, etc)

 

Fereastra Descrierea articolului – aici pot fi importate sau scrise direct sub forma de text diverse aspecte care ofera informatii suplimentare cu privire la produsul respectiv, fara limita de caractere.

 

 

Fereastra Specificatii (fisiere atasate) – se pot atasa alte fisiere legate de articolul respectiv, in diferite formate (jpg, pdf, word samd). Acest lucru ajuta la identificarea mai rapida a specificatiilor unui produs, fara a fi necesara accesarea unei statii de lucru diferite sau interogarea unor alte compartimente.

 

 

Dosar articole

Si din aceasta fereastra se pot introduce articole noi, dar in acelasi timp se pot modifica sau sterge altele, doar in cazul in care nu au fost utilizate macar o data intr-o structura de produs, caz in care nu poate fi sters din inregistrari, tocmai pentru ca exista o legatura intre baza de date articole si receptii, stocuri, iesiri, comenzi de productie etc.

Partea de sus a paginii cuprinde filtru si optiunile de filtrare, cu ajutorul carora se poate identifica mai rapid articolul cautat.

      

 Referitor la tabel:

• Com prod - bifarea se refera la faptul ca a fost macar o data lansat in productie;
• Oblig. cal. mat. - obligativitatea ca articolul respectiv sa beneficieze de acordul de calitate pentru intrarea in productie;
• Pret blocat - permite alocarea unui pret prestabilit (se blocheaza chiar daca se face o actualizare a stocului, a preturilor de achizitie) atat pentru Euro, cat si pentru Ron;
• Actualizarea preturilor, blocarea sau deblocarea se poate realiza prin click dreapta, cu aparitia unor meniuri secundare;
• Alte informatii: data pretului (data de achizitie sau a introducerii);
• Blocarea la consum de comanda - nu mai apare la productie pe regim de consum, pentru a impiedica aparitia unor anomalii (gen divizari ale unor produse indivizibile);
• Produs stoc - determina produsele care fac parte din structuri arborescente si care elemente sunt sau nu stocabile din cadrul unui ansamblu;
• Descriere - alte detalii privind produsul;
• Arhivare  - Smartis prezinta 5.000 de articole, pentru rapiditate in activitate. Articolele arhivate vor fi pastrate, dar nu for fi afisate in primele 500.

 

Pagini (pentru partea de descriere a intrarilor in tabel):

• Detalii principale - includ criteriile de grupare, precum si parametrii cu valorile corespunzatoare
• Alte detalii - cuprinde in special informatii referitoare la preturi
• Istoric aprovizionare - daca s-a realizat un necesar pentru articolul respectiv, submeniul indica numarul de fisa, data, cantitatea solicitata, cantitatea aprovizionata, pretul unitar, valoarea, furnizorul, obiectivul pentru care a fost solicitiat, persoana care a realizat solicitarea, departamentul, pretul pe kg, greutatea;
• Istoric intrari - prezinta ceea ce a intrat si s-a platit/este de platit, cuprinde in plus valoarea, TVA-ul, locatia, certificatul de calitate, eventualele atribute suplimentare ale produsului;
• Istoric iesiri - face referire la vanzari si arata cui s-a vandut, pe ce tip de document, data, cantitatea, pretul de inregistrare, TVA-ul, destinatia;
• Calculatii de pret
• Coduri externe ale furnizorilor  - codurile de bare ale furnizorilor
• Foto articole
• Specificatii - fisiere atasate