Calculatii de pret si contabilitatea de productie
Sunt doua meniuri care interactioneaza atat pentru realizarea antecalculatiilor, cat si pentru postcalcul.
Calculatiile de pret cuprind:
Sabloane
Antecalculatii de pret
Postcalcul preturi
Postcalculatii de pret
Fereastra are mai multe pagini: postcalcul lunar (se urmareste ca toate cheltuielile din balanta de verificare sa fie repartizate pe fiecare comanda in parte), postcalcul cumulat, centralizator ore manopere pe sectii, postcalul lunar detaliat pe luni (cuprinde postcalculul realizat pana la luna de lucru), centralizator ore/manopere, analiza postcalcul (sub forma de coloane-pivot), analiza manopere (sub forma de coloane-pivot), postcalcul cumulat din luna (productie neterminata ce se transfera de la o luna la alta), postcalcul lunar vs cumulat.
REALIZARE POSTCALCUL
Procedura de lucru presupune mai multe etape:
Prima etapa – de verificare
Aceasta este o prima verificare a faptului ca toate cheltuielile sunt repartizate si in registru jurnal (inregistrate aici pe centre de cost, tipuri de cheltuieli).
Registru jurnal al contabilitatii de productie
Cuprinde – nr. doc, data, valoare, observatii, lot/cod bare, cont debitor financiar, cont creditor financiar, cont gestiune (921 – cheltuieli directe , 9231 – Cheltuieli cu intretinerea si functionare utilajelor (CIFU), 9232 – cheltuieli generale ale sectiei (CGS) , 924 – cheltuieli generale de administrare (CGA) , 926 – cheltuieli neincorporabile in costuri – care nu se regasesc in postcalcul – cum ar fi diferentele de curs, diverse dobanzi). Costul efectiv pe o luna ar trebui sa fie suma 921+9231+9232+924, fara a include in costuri si cheltuielile din 925 (care vor fi suportate din profit).
Daca se face aici o grupare dupa 921 – vor aparea cheltuielile activitatii de baza care au alocate coduri de bare (corespunzatoare comenzilor) precum si salariile aferente acelor cheltuieli.
A doua etapa – referitoare la 921 – in fereastra postcalculatii de pret se apasa butonul de prelucrare postcalcul luna – o banda de progres indica faptul ca programul realizeaza calculele corespunzatoare.
Se va genera tabelul care cuprinde tot postcalculul lunar unde se va putea observa daca suma din coloana pentru 921 (cheltuieli pentru activitatea de baza) este egala cu suma din gruparea realizata in registru jurnal pentru 921, mai putin partea de manopera. Mai mult, suma generata aici in coloana total 921 din registru jurnal trebuie sa fie aceeasi cu cea din registru jurnal.
Daca situatia nu este in acest fel, inseamna ca exista neconcordante la nivel de manopere, caz in care se va merge in fereastra centralizator manopere, unde se va face filtrare dupa anul si luna dorita. Apoi, pentru o mai buna vizualizare, se poate „trage” sectia in capul de tabel, afisand astfel manoperele grupate dupa an, luna si sectie. Se vor vedea acum foarte usor care sunt sumele aferente, putand face comparatia intre postcalcul si registru jurnal.
(Aici sunt 2 situatii:
Cazul 1 - realizarea pentru prima data a unui postcalcul lunar in Smartis - tarifele orare se vor regla in registru jurnal si vor fi introduse intr-un tabel Excel pentru prelucrari ulterioare.
Cazul 2 se refera la o continuare a lucrului in Smartis - In acest caz se va intra in modulul de Salarizare – generare note contabile – note contabile aferente contabilitatii de productie – unde vor fi „duse” pe conturile 9232 si 924 (chiar daca initial s-au facut inregistrari pe regie generala sau regii de sectii.
Nota contabila corespunzatoare se regaseste in Registru jurnal al contabilitatii de productie, daca se face o filtrare dupa salarii directe. Se poate modifica nota contabila – in fereastra deschisa (nota contabila centru de cost) – se va realiza cu „minus” din regie si inregistra cu „plus” in cheltuieli directe. (ex: CNC, electric, mecanic – sunt initial inregistrate pe 9232; dupa prelucrarea postcalcul, se opereaza cu „minus” regia si se inregistreaza pe cheluiala in 921).
In fereastra nota contabila centru de cost se vor modifica valorile corespunzator cu cele afisate in postcalcul, dupa cum urmeaza: salarii directe CNC, salarii directe electric, mecanic, vopsitorie samd. (ex: daca in postcalcul – cu selectia an, luna, sectia – suma pentru CNC este 18436, se va completa aceasta suma in nota contabila si se va salva, din partea de jos a ferestrei). Dupa realizarea acestor modificari se va putea observa ca suma din postcalcul, reprezentand cheltuilelile cu sectiile, este aceeasi cu cea din registru jurnal al contabilitatii de productie corespunzatoare salariilor directe.
In acest caz, suma din postcalcul preturi – coloana total 921 din registru jurnal - va fi aceeasi cu cea din registru jurnal al contabilitatii de productie corespunzatoare sumei totale la o filtrare dupa 921.
A treia etapa – reglarea manoperelor si calculul regiilor pe luna
Din postcalcul preturi – centralizator manopere cu filtrare dupa anul si luna dorita, precum si gruparea dupa sectie – se vor introduce intr-un tabel Excel care va ajuta la calculul coeficientilor.
Tabelul Excel poate sa fie de forma: ......detaliere. (printscreen)
In tabel se vor completa:
In tabel se vor regasi in continuare procentele pentru regii (care se refera la costurile efective de functionare ale regiilor), alte regii (se refera la alte costuri care ajuta, deservesc regiile) si total regii. Regiile vor fi sub forma unui raport procentual intre cheltuielile pe sectie si manoperele directe. Totalul va fi reprezentat de suma procentelor regiilor si a altor regii, care vor reprezenta coeficientii pe care ii cautam.
Ei vor fi introdusi la calculatii de pret – dosar tarif orar sectii postcalcul. Aici se va da click pe modifica si in noua fereastra deschisa se vor putea introduce noii coeficientii dupa cum urmeaza: CIFU (ex: din 21.38 existent - in coeficientul calculat 32.03), CNC (ex: din 156.51 - in coeficientul calculat 273.55 – din coloana total regii, corespunzatoare pentru CNC) samd.
A patra etapa – se mai apasa o data butonul pentru prelucrare postcalcul in luna, pentru a se lua in considerare coeficientii modificati. Dupa recalculare, se va putea observa ca suma din postcalcul lunar pentru „Cost sectie” va fi aceeasi cu cea din registrul jurnal al contabilitatii de productie (sau va fi inregistrata o diferenta nesemnificativa intre cele doua valori), identificata ca suma intre 921+9231+9232. Acest lucru ne confirma faptul ca acum cheltuielile la nivel de sectie sunt corect repartizate.
Tot in aceasta etapa se va putea aplica si observa CGA-ul. In postcalcul preturi se aleg comenzile pentru care exista bifarea CGA – de obicei cele cu destinatia vanzare (click dreapta in tabel ofera, de altfel, posibilitatea de a aplica bifa „se calculeaza CGA” sau „nu se calculeaza CGA”).
In tabelul din Excel se completeaza cost sectie ulterior CGA (care se refera la CGA-ul inregistrat dupa aplicarea in luna a bifei de CGA), precum si costul sectie cumulat luni, care se regasesc in fereastra postcalcul preturi.
Cost ulterior CGA – se alege ca filtrare valoarea „0” in coloana cost ulterior CGA, iar din butonul de jos („particularizare”) alegem optiunea „diferit de 0”. In acest caz, suma din coloana cost 921 ulterior CGA va fie egala cu cea din coloana costului sectiei. Mai mult, pentru acele pozitii, nu va fi aplicata bifa pentru CGA (asta inseamna ca au fost costuri ulterioare aplicarii bifei). In pagina postcalcul, total cost sectie va fi reprezentat de cost sectie + cost sectie cumulat si i se va aplica CGA.
In continuare se va deschide fereastra dosar coeficienti postcalcul unde vor fi completate, pentru anul si luna care ne intereseaza (cu selectie in tabel), noul CGA general calculat in Excel cu formula precizata. Se salveaza modificarea si se revine in fereastra postcalcul preturi, unde se mai apasa o data butonul pentru prelucrare postcalcul luna, care va tine cont de CGA-ul introdus.
Toate aceste operatiuni asigura faptul ca postcalculul realizat este corect.
Etapa a cincea presupune alocarea cheltuielilor din luna in postcalculul cumulat (se refera la faptul ca o comanda cumuleaza cheltuieli luna de luna, daca este vorba de un produs care necesita un timp mai indelungat de executie).
Pasul 1: din postcalcul preturi se apasa butonul prelucrare postcalcul cumulat care va aplica si cheltuiala din luna – tocmai finalizata si o aplica si la postcalculul cumulat.
Pasul 2: din pagina postcalcul cumulat se da click dreapta in tabel – adauga in productie neterminata pentru adaugarea in luna urmatoare.
Se deschide apoi din contabilitatea de productie – registru jurnal al contabilitatii de productie, de unde, cu click dreapta, se genereaza note contabile sintetice, pe care le vom regasi in fereastra note contabile sintetice de productie. Aici se vor gasi note contabile pentru operatiuni: colectarea cheltuielilor in luna, reluarea productiei neterminate, diferente nefavorabile/favorabile, etc.
Dupa generarea notei contabile, se poate observa si balanta de verificare a conturilor de productie, unde, in fereastra deschisa, se va apasa butonul pentru prelucrare balanta. Operatiunea va realiza verificarea pentru toate conturile de productie utilizate. Se va putea observa in balanta existenta coloanelor rulaj debitor, rulaj creditor, sold final, cu sumele corespunzatoare.
(Daca se revine la fereastra note contabile sintetice de productie si se da click dreapta – inchiderea conturilor si generarea balantei – se va putea observa modificarea la prelucrarea balantei (in fereastra balanta de verificare a conturilor de productie), cand soldurile finale vor fi „0”.)
Alte informatii:
Diferente de pret intre cost prestabilit si cost efectiv
Se apasa butonul prelucrare diferente, operatiune prin care se vor calcula diferentele pentru luna aleasa. In coloanele din tabel vor fi inregistrate diferente cumulate de pret la vanzari, precum si diferente cumulate de pret la consumuri. Suma celor doua coloane reprezinta diferentele de pret la descarcare din gestiune (vanzare sau consum).
Sunt doua tipuri de diferente:
Cele doua diferente ajuta la corectarea profitului prin repartizarea corecta a cheltuielilor si calcularea costurilor.
Alte tipuri de diferente: diferente de pret la vanzari/consumuri in luna (se refera la comenzile produse si vandute/date in consum in luna respectiva), diferente de pret la vanzari/consumuri din lunile precedente, diferente de pret la vanzari/consumuri din luna rezultate din vanzari anterioare (se refera la comenzile produse si vandute anterior dar la care au mai intervenit si alte cheltuieli), diferente de pret in vanzare/consum pentru care nu s-au calculat diferente in lunile precedente (ex: daca pentru o comanda de 10 unitati sunt produse si vandute 5 din ele, diferentele de pret se vor calcula doar in momentul cand sunt finalizate si restul de 5, cand se vor cunoaste costurile efective pentru intreaga productie pe comanda respectiva).
Pagina diferente de pret detaliate pe luni prezinta diferentele pe fiecare luna, cumulate, iar pagina analiza diferente de pret este o pagina de coloane-pivot ce ofera posibilitatea de vizualizari multiple, in functie de ceea ce urmareste utilizatorul.
Revenind in fereastra de postcalcul preturi - pentru o comanda, se pot observa aici, in postcalcul cumulat - costurile de productie sau rata de profit; cheltuielile se pot adauga luna de luna, marind astfel valoarea din coloana cost complet.
In pagina postcalcul lunar detaliat pe luna – se va vedea repartizarea exacta a cheltuielilor pentru o comanda, „intinse” pe mai multe luni – poate sa inceapa in decembrie 2009 si sa continue pana in august 2010.
Productia in curs de executie pe luna – suma din fereastra note contabile se poate obtine (ca verificare) in felul urmator: din postcalcul preturi, pagina de postcalcul lunar vs cumulat, se realizeaza filtru dupa comenzile care au „predare”, apoi filtru dupa „ramas de predat” diferit de „0”; productia in curs de executie = cost complet anterior plus cost din luna – (minus) valoare predari anterioare – (minus) valoare predari.
In contabilitatea financiara se vor inregistra productia in curs de executie pentru luna, precum si diferentele favorabile/nefavorabile de pret pentru luna.
Inregistrarea unei diferente favorabile se va realiza: 348 la 711 cu „–”, iar o diferenta nefavorabila se va inregistra cu „+”. Diferentele de cost la descarcarea de gestiune se vor inregistra 711 la 348 cu suma constatata, iar productia neterminata 331 la 711 cu suma corespunzatoare.
Nomenclatoare