Justificare factura

 

Justificare documentelor se refera la realizarea cat mai buna a controlului intrarilor si a platilor in firma si in acelasi timp, ajuta la “inchiderea” pozitiilor de aprovizionare. Se vor evita astfel anumite situatii de genul in care un partener trimite o cantitate diferita de marfa decat cea solicitata (mai mica sau mai mare), sau in care un partener emite o factura cu un pret mai mare (sau mai mic) decat cel stabilit.

 

Fereastra cuprinde in partea de sus posibilitatile de alegere a unui document (in general facturi) pentru a fi justificat. In campul justificare document se face trimitere la dosar receptii de unde se va putea alege factura pentru care se doreste justificarea.

 

Automat se vor “trage” in tabelul principal informatiile corespunzatoare pentru factura respectiva: cod articol, denumire, UM, cantitatea, cantitatea justificata, pret unitar, valoare fara tva, valoare cu tva, cod de bare, obiectiv/lucrare, cod bare furnizor, certificat de calitate, motivatie privind diferenta de valoare si nota explicativa privind diferente.

 

 

Se selecteaza o pozitie  si se da click pe butonul adauga care va deschide fereastra centralizator comenzi catre furnizori, pentru a se vedea daca pozitia respectiva a fost centralizata. (exista si situatii in care s-a facut o aprovizionare fara a fi realizat necesarul, dar ele vor fi corectate ulterior – daca este vorba de articole aprovizionate de urgenta, pentru care nu a mai fost necesara parcurgerea tuturor pasilor). Cand insa este vorba de materii prime, ele cu siguranta se vor regasi centralizate pe comenzile catre furnizori, respectandu-se traseul normal al aprovizionarii.

 

 

Se valideaza alegerea, iar cand se revine in fereastra justificare factura, se poate opta pentru salvare (sau se pot opera modificari – cum ar fi la cantitatea justificata – desi sugerat de justificat apare intreaga cantitate, se poate modifica acest camp). Se salveaza si automat se genereaza formularul tipizat care prezinta Justificare la factura nr.... (se va tipari pe spatele Nir-ului), unde se observa in partea dreapta totalul pentru denumirea, UM, cantitatea facturata, pretul facturat, valoarea facturata, cantitatea justificata, corespunzatoare unei pozitii din centralizator (nr. fisa – pot fi mai multe pozitii cu necesare, centralizator, nr. comanda, cant. aprobata, cant. justificata, pret unitar aprobat, valoare justificata, obiectiv).

 

Uneori poate exista si o diferenta de pret, in plus sau in minus, in functie de diversi factori (aceasta diferenta va fi semnalizata pe acelasi tipizat de justificare a facturii). Asadar se poate justifica o factura care cuprinde 1 sau mai multe fise de aprovizionare, corespunzatoare unuia sau mai multor obiective (cand se comanda de la acelasi client).

Dupa justificare, fisa respectiva poate fi urmarita in centralizatorul comenzilor catre furnizori, unde din partea de jos se va aplica Recalculare centralizator – acest lucru va duce la blocarea cantitatii de pe fisa respectiva, nemaiputand fi justificata (altfel, acest lucru ar permite justificari multiple pentru aceeasi factura, aceeasi marfa).

 

 

In centralizator pozitii necesare de aprovizionare fisa respectiva va fi blocata la aprovizionare (bifele din josul paginii) si doar prin click dreapta, deblocheaza pozitia, un operator cu drepturi va putea realiza o alta aprovizionare. Asadar acest mecanism ajuta la eliminarea unor situatii in care din rea-vointa sau neatentie un operator ar justificare o factura, apoi ar sterge justificarea si ar relua procedeul.

 

 

Prin apasarea butonului rezolva blocarea pozitiilor se blocheaza automat pozitia respectiva nu va mai fi afisata la “ramas de aprovizionat”.

Justificarea unei facturi reprezinta inchiderea circuitului de aprovizionare.

 

---

 

 

 

Dosar justificari

 

Cuprinde facturile cu toate pozitiile justificate. In partea de sus exista posibilitatea de filtru dupa Nr. justificare, nr. factura, cod de articol facturat, denumire articol, nr. fisa, centralizator, intocmit, obiectiv.

 

Tabelat se regasesc informatii cu privire la: nr. justificarii, nr. factura, cod articol, U.M., denumire, cant. doc, cant. just, cant. fisa, nr. cent, nr. fisa, nr. com, pret unitar, pret fisa, diferente pret unitar/pret necesar, obiectiv, operator, data op., ora op., data intocmirii, observatii, motivatie privind dif. de valoare, nota explicativa, intocmit.

 

 

Din partea de jos a ferestrei se poate fie exporta in Excel, fie se poate opta pentru Tiparire, care va deschide tipizatul continand informatiile corespunzatoare pentru justificarea respectiva. De asemenea, in cazul in care o justificare este gresita, din aceasta fereastra se poate Modifica justificarea, care va trimite inapoi in fereastra de justificari, pe pozitia selectata.