Realizarea aprovizionarii cu materiale/marfuri presupune in primul rand realizarea unor fise de aprovizionare, in care diverse departamente solicita materiale pentru realizarea obiectivelor propuse. Aceste fise apoi sunt „colectate”, aprobate (sau nu), centralizate si in final, prin centralizarea comenzilor, trimise catre furnizori.
(Ex: pentru un necesar de hartie – sunt realizate fise de necesar din partea mai multor departamente (it solicita 3 topuri, contabilitate 2 topuri, comercial 4 topuri). Se aproba 2 topuri pentru it, 2 pentru contabilitate si 2 pentru comercial. Acestea sunt centralizate si totalul – 6 – va putea fi incadrat pe comanda catre furnizori)
Necesar de aprovizionare materii prime/marfuri
Fereastra cuprinde, in partea de sus: Nr. necesar de aprov (va fi generat automat), data necesarului, sectia/departamentul (se selecteaza din lista), solicitant (persoana va fi aleasa din dosar personal), intocmit (persoana va putea fi aleasa din dosar personal).
Exista posibilitatea de adaugare a mai multor pozitii in necesarul de aprovizionare. Se poate da click pe butonul Adauga, care va genera in tabel o pozitie noua, sau direct, prin click pe Adauga grupe de articole, care va deschide fereastra dosar articole, de unde se vor alege articolele dorite. Daca se opteaza pentru adaugarea pozitie cu pozitie (din butonul adauga), se va putea fie introduce manual tot setul de informatii pentru pozitia respectiva, fie prin preluare din dosar articole (cautare dupa cod sau denumire articol).
Un necesar de aprovizionare poate fi realizat si din productie, in 3 modalitati (vor fi reluate si la productie):
Prima posibilitate - se deschide din meniul productie fereastra Dosar structura/normele de consum. Se alege un produs (prin filtrare sau intruducere directa daca se cunoaste produsul) care are o anumita structura si in tabelul din partea de jos vor fi afisate toate pozitiile de produse care intra in componenta acelei structuri. In cadrul paginii Sumar materii prime, se observa in dreapta jos existenta campului “cantitate pentru aprovizionare”, unde se va completa cu cantitatea dorita din produsul selectat (ex: 100 de regulatoare). Se apasa butonul start prelucrare care va calcula cate materii prime sunt necesare pentru realizarea a 100 de structuri din produsul respectiv (100 de regulatoare). Se selecteaza apoi pozitiile dorite si cu click dreapta apare optiunea de “exporta in necesarul de aprovizionare”.
Se deschide automat fereastra necesar de aprovizionare de unde se urmeaza pasii normali pentru o aprovizionare.
Cea de-a doua posibilitate de a realiza un necesar – din meniul productie, din fereastra Dosar comenzi de productie. De aici se alege un produs din tabelul principal, caruia in tabelul din partea de jos ii vor fi alocate toate articolele componente. Se selecteaza acele articole si la fel, cu click dreapta, pot fi exportate in necesarul de aprovizionare.
Se deschide automat fereastra necesar de aprovizionare de unde se urmeaza pasii normali pentru o aprovizionare. De asemenea, prin completarea necesarului, numarul fisei de necesar va fi acum inregistrat (atribuit) si in dosarul comenzilor de productie, corespunzator pentru fiecare produs in parte.
Cea de-a treia posibilitate de a realiza un necesar – din meniul productie, din fereastra dosar estimari de produse – se selecteaza din partea de jos “necesar nou”, care deschide o noua fereastra unde in partea de sus se adauga denumirea estimarii, se adauga din butonul “adauga” o pozitie sau mai multe si se vor completa diversele produse care fac obiectul estimarii. (de exemplu un regulator – se selecteaza din dosar articole, se valideaza, inca un filtru – se valiteaza) si se completeaza cantitatea in tabel, dupa ce se revine in fereastra estimare necesar de produse. Se salveaza necesarul si se revine la dosar estimari de produse. Se va observa acum denumirea salvata si din partea de jos a ferestrei se da click pe “start prelucrare”. Se vor genera in tabelul din partea inferioara a ferestrei, pe 2 pagini (semifabricate si materii prime si materiale), toate componentele pentru produsul respectiv, pentru cantitatea introdusa. Daca au fost alese mai multe produse, cantitatile vor fi insumate, pe tip de articol (ex: daca amblele structuri necesita acelasi arcuri, atunci tabelul va prezenta o sigura pozitie pentru arcurile respective, cu cantitatea insumata).
Click dreapta in tabel pe una sau mai multe pozitii – apare optiunea de export in necesarul de aprovizionare care va deschide fereastra cu necesarul de aprovizionare.
Se deschide automat fereastra necesar de aprovizionare de unde se urmeaza pasii normali pentru o aprovizionare.
Se adauga astfel necesare (componente) pentru articolele ce urmeaza a fi produse. Aceasta optiune de adaugare necesare de aprovizioare ajuta foarte mult cand este vorba de un produs care are in componenta numeroase materii prime ce trebuie sa fie cumparate.
De asemenea, butonul Import din fisier XLS, va permite adaugarea in tabel a unor informatii in Excel, conditiile de respectare a coloanelor fiind in partea de jos a ferestrei noi deschise.
Tabelul cuprinde o multitudine de informatii cu privire la o pozitie:
Cu click dreapta in tabel se poate opta pentru aceeasi caracteristica dupa cum urmeaza:
Si in aceasta fereastra, la fel ca in meniul bonurilor de consum, se face o repartizare a necesarelor pe centre de buget. In partea dreapta se vor alege contul de gestiune (ex: 921. – cheltuielile activitatii de baza), clasificarea contului de gestiune (din doar clasificari), centrul de cost (din dosar centre de cost. Ex: pentru IT), cod articol (din dosar articole).
Acum se poate salva necesarul de aprovizionare.
Dosar necesare de aprovizionare materii prime/marfuri
Aceasta fereastra va cuprinde toate necesarele realizate in firma. Un necesar intocmit, nu este obligatoriu si aprobat. In partea de sus exista posibilitatea de cautare cu ajutorul unui Filtru, si a optiunilor de filtrare dupa: Nr. fisa, solicitant, intocmit.
Tabelul afiseaza pozitiile cu necesare in partea de sus, iar in partea de jos detalierea pentru fiecare pozitie in parte. Tabelul de sus contine: Nr. necesar, aprob. prod, data, solicitant, intocmit, departament, cont gestiune, clasificare, centru cost, cod articol, denumire.
Partea de jos a ferestrei cuprinde butoanele: fisa noua (face trimitere la o noua pagina de necesare de aprovizionare), modifica si sterge. Un necesar odata aprobat nu mai poate fi modificat; daca se incearca acest lucru, un mesaj de eroare va semnaliza faptul ca operatiunea nu este posibila.
Analiza necesare de aprovizionare
Fereastra cuprinde toate informariile referitoare la necesarul de aprovizionare, sub forma de capete de tabel, care pot fi "trase" pentru vizualizare (pe sistemul "drag and drop"). Este o fereastra care are in componenta metoda "pivot", in sensul ca orice coloana poate "pivota" in partea tabelara.
Tabelul contine urmatoarele campuri: de date (va cuprinde informatii numerice, de obicei cantitati, valori), randuri si coloane variabile.
Astfel, utilizatorul poate sa-si defineasca singur ce date vrea sa observe, pornind de la stas, solicitant, data, cod articol, pana la instrumentul de plata sau modul de livrare.
De asemenea, in aceasta fereastra exista si posibilitatea de tiparire, precum si de export in Excel. (ex: in campul data se "trage" cantitatea, in campul row se "trage" denumire articol, iar in campul column se "trage" departament. Acum tabelat vor fi afisate denumirea articolului, cantitatea solicitata si departamentele care au solicitat, precum si cantitatea toatala - se vor vedea xyz aticole dintr-un produs, impartite in functie de solicitari, pe departamente). Pot fi "trase" spre afisare simultana mai multe randuri, coloane sau date. Pentru ca tabelul sa afiseze ceva, trebuie sa fie acoperit campul de date si sa existe macar un rand sau o coloana.
Exista si un buton pentru prefiltrare, de unde se mai poate realiza o ingustare a cautarii.
Nomenclatoare