Obiecte de inventar
Meniul obiecte de inventar gestioneaza toate obiectele aflate in afara bilantului. Se refera la articolele care nu indeplinesc conditiile de mijloc fix.
In Smartis exista doua posibilitati de a adauga obiecte in inventar.
1. Prima modalitate de adaugare de obiecte de inventar:
Pentru unele articole pentru care se face bon de consum (a se vedea meniul bonuri de consum – dosar bonuri de consum) se vor alege acele pozitii care pot fi considerate articole de inventar. Practic, prin generarea unui bon de consum, articolul este scos din stoc, se face o cheltuiala cu el, dar el va ramane in evidenta sub forma unui obiect de inventar.
Traseu:
Miscari interne - Dosar bonuri de consum – Centralizator pozitii – selectare articole (click + CTR pentru mai multe) – click pe butonul “adauga in obiecte de inventar”.
Fereastra nou deschisa – adauga obiecte de inventar cuprinde pozitiile selectate, unde trebuie completat: gestiunea/depozitul (gestionarul responsabil cu acel obiect de inventar, sub aspectul miscarilor pe care le poate avea acel articol), data, gestiunea contabila (ex: 303 – materiale de natura obiectelor de inventar), contul extrabilantier (poate fi de forma – 8035 – stocuri de natura obiectelor de inventar date in folosinta), documentul de intrare, grupa de inventariere (masini/utilaje, IT, birotica etc). Dupa completarea tuturor campurile se poate salva documentul.
2. A doua modalitate – este destinata in special firmelor care utilizeaza Smartis pentru prima data.
Din fereastra obiecte de inventar se alege adauga obiecte de inventar initiale, care deschide fereastra la care s-a ajuns la prima modalitate descrisa, dar avand toate campurile din tabel goale.
Adauga obiecte de inventar
Fereastra cuprinde, in partea de sus, gestiunea sau depozitul unde se doreste a se trimite un articol, care se va selecta din dosarul gestiuni/depozit/terti. Se introduce data si din butonul adauga se va genera o pozitie pentru obiectul de inventar.
Tabelul contine urmatoarele coloane: cod de bare, cod articol, denumire articol, cantitate, pret unitar, valoare, gestiunea contabila, cont consum, cont gestiune extrabilant, observatii, nr. doc intrare, nr. bon consum, data intrarii, data consumului, furnizor, grupa inventariere.
In acest tabel vor fi completate: cod bare (de la client), cod articol, denumire samd.
Se poate alege fie dupa denumire (click-ul pe “...” din campul destinat denumirii face trimitere la dosar articole), fie dupa codul articolului (se face trimitere in acelasi dosar). De asemenea, daca se cunoaste codul de bare, se va introduce codul de bare al produsului.
Dupa ce sunt introduse toate elementele in tabel, se poate opera salvarea documentului. In acest moment, articolul este in gestiunea introdusa si poate fi dat mai departe catre un utilizator.
Repartizarea obiectelor de inventar
Fereastra corespunzatoare cuprinde in mod tabelat toate obiectele de inventar (fie aduse din bonuri de consum, fie ca intrari initiale). Cuprinde: Gestionar/depozit, cod articol, denumire, foto (daca articolului i s-a atasat si o fotografie), pretul de achizitie, cod bare, cantitate initiala, cantitate casata, cantitate disponibila, repartizat, numar repartizati, furnizor, nr doc, data intrarii, nr. consum, data consum, observatii/locatie.
Din tabel se va selecta articolul care se doreste a fi repartizat catre diverse persoane din firma. Se urmareste cantitatea disponibila din care se va putea face repartizarea.
Exemplu: cantitatea disponibila este 7; se va putea trece la repartizat cifra 2 - arata cate se dau pe un om - si la numar repartizati cifra 3 – arata cati oameni primesc acele articole; click pe butonul repartizeaza – in partea de jos a ferestrei apar afisate 3 pozitii cu cate 2 unitati pe fiecare; in continuare se poate aplica fie aceeasi persoana pentru inventar – click pe butonul responsabil sau se poate completa in tabel in coloana intra in inventarul, de unde se va alege din dosarul de personal. Se salveaza – automat este realizata repartizarea respectiva.
Se poate face si verificarea inregistrarii prin cautare in fereastra obiecte de inventar nerepartizate – daca a fost data toata cantitatea, acel articol nu se va mai regasi in tabelul obiecte de inventar nerepartizate.
Returnarea obiectelor de inventar
Fereastra cuprinde toate obiectele de inventar date catre personalul unitatii.
Tabelul cuprinde in coloane: nr. repartizare, data repartizarii, responsabil obiect inventar, observatii, cod articol, denumire, cod bare, cantitate, cantitate returnata.
Exemplu: se poate cauta acelasi articol dat in folosinta – dupa denumire, cod. Vor fi afisate 3 pozitii cu cate 2 unitati la cantitate. Ultimele 2 coloane afiseaza cantitatea (cea pe care o are persoana respectiva) respectiv cantitatea returnata (cat vrea sa returneze). Se completeaza cantitatea returnata si se salveaza.
In tabel se pot aplica filtre dupa responsabil, caz in care vor fi afisate toate obiectele aflate in acel moment in grija unui anumit angajat. Astfel se poate face foarte usor o returnare a tuturor articolelor de inventar pentru o persoana (se poate aplica foarte bine in cazul in care angajatul paraseste dintr-un motiv sau altul firma si trebuie sa returneze toate obiectele aflate la el in inventar).
Casarea obiectelor de inventar
Casarea se realizeaza in doi pasi: 1. Returnarea obiectelor la gestionar; 2. Casarea propriu-zisa.
Asadar, casarea nu poate fi realizata direct, de catre responsabilul unui obiect de inventar, ci numai de catre gestionar.
In fereastra casarea obiectelor de inventar se afla in mod tabelat toate obiectele de inventar nerepartizate. Se selecteaza articolul dorit si in coloana cantitatea pentru casat se va trece numarul de produse supuse casarii (care, bineinteles, nu poate fi mai mare decat cantitatea disponibila). Se apasa butonul Caseaza, se completeaza data si se salveaza. In acest moment, s-a efectuat casarea produsului respectiv.
Daca nu au fost casata toata cantitatea corespunzatoare unui articol, acest lucru se va vedea in Obiecte de inventar nerepartizate – cantitatea initiala, cantitatea casata, cantitatea disponibila, de unde se pot opera noi repartizari pentru cantitatea ramasa.
Dosarul obiectelor de inventar
Cuprinde absolut toate obiectele de inventar, indiferent ca sunt nerepartizate, casate samd.
Tabelat sunt cuprinse informatiile privind: gestiune, data intrarii, cod articol, denumire, um, cod bare, cantitate, cantitate repartizata, cantitate casata, ramas de repartizat, ramas de casat, pret unitar, valoare, cont gestiune cont., cont consum, cont gest. extrabilantier, operator, data, ora operarii, daca e venit din stoc initial (bifa), din consumuri (bifa) sau din intrari (bifa).
In partea de jos a ferestrei pot fi utilizate butoanele pentru: stergere, export in excel sau tipareste – aceasta optiune va afisa in formatul de printare toate articolele selectate.
Cu click dreapta pe tabel se pot aplica: cont de gestiune, cont consum,cont de gestiune extrabilant, cod bare samd pentru pozitiile unde inca nu s-a realizat acest lucru (pentru una sua mai multe simultan). Prin click dreapta se va realiza mai usor o trimitere catre dosarul de selectie (de exemplu catre planul de conturi).
Dosarul obiectelor repartizate (fisa de inventar)
In aceasta fereastra se vor regasi persoanele responsabile cu obiectele de inventar repartizate, impreuna cu denumirea, cantitatea si celelalte date de indentificare pentru articolul respectiv. Practic, aici se va putea vedea exact pe fiecare angajat caruia i-au fost repartizate articole in inventar care sunt acestea si care este cantitatea corespunzatoare pentru fiecare (filtrare dupa un responsabil obiect de inventar).
Partea de jos a ferestrei cuprinde export in Excel, listeaza repartizarea, fisa de inventar si lista obiectelor repartizate.
Listeaza repartizarea - pentru un articol selectat – se deschide un document printabil, nota de luare in evidenta a urmatoarelor obiecte de inventar – care va fi semnat in momentul primirii de catre angajat a articolului respectiv. In acest fel angajatul admite ca i s-au acordat in inventar anumite bunuri.
Lista obiecte repartizate – pentru un responsabil obiect de inventar filtrat va prezenta in format printabil toate articolele pe care acesta le are in grija sa.
Dosarul casarilor
Cuprinde, de asemenea in mod tabelat, toate casarile efectuate si inregistrate ale obiectelor de inventar. Tabelul contine: nr casare, data casarii, cod articol, denumire, cod bare, cantitate, pret unitar, valoare, gestionar, operator, data si ora operarii, gestiunea contabila, cont gestiune extrabilant, cont consum, grupa inventariere, nr. doc intrare, nr. bon consum, furnizor, gestiune.
Partea de jos a ferestrei are de asemenea optiunile pentru exportul in excel, listare casare si lista obiectelor casate.
Pentru a lista o casare, se completeaza numarul casarii in capul tabelului, in coloana corespunzatoare. Se va realiza o filtrare, afisandu-se doar produsele casate pe acel numar de casare, apoi se va putea apasa “listeaza casarea”, care va genera documentul printabil continand toate pozitiile respective.
Istoricul obiectelor de inventar
Fereastra cuprinde, tabelat: nr. doc, data operatiei, cod articol, denumire, cod bare, pret unitar, intrare, iesire, responsabil, valoare intrare, valoare iesire, gest. cont., gestionar, casare, operator, ora.
Aici se pot practic vizualiza toate miscarile pe care un obiect de inventar le-a avut in firma. (ex: un articol – flansa – din totalul de 10 bucati intrate se vor vedea cum au intrat de la un responsabil la altul, cum s-au intors in gestiune pentru a fi repartizate din nou, sau cum au fost casate).
Diverse situatii ale obiectelor de inventar
Fereastra se refera la diversele situatii contabile si face o fisa a contului pentru obiectele de inventar extrabilantiere.
In campul Contul de gestiune extrabilantier se poate completa de exemplu 8035 (stocuri de natura obiectelor de inventar – date in folosinta). Se alege si perioada de interes apoi se apasa butonul “prelucrare”, care va genera in tabel, informatii cu privire la nr. doc, data, valoare intrata (reprezentand ceea ce s-a dat in consum), valoare casata (iesiri, ceea ce s-a scos din evidenta). Si pentru aceasta fereastra exista optiunea de exportare in Excel.
Nomenclatoare