In Smartis, impartirea in cele doua grupe (receptii cantitative si receptii contabile) usureaza munca de introducere a informatiilor atat pentru gestionarul care primeste marfa si care nu trebuie sa retina anumite date contabile, cat si pentru contabilul care va opera, pe baza informatiilor introduse de gestionar, doar partea de verificare si atribuire contabila.
1. Receptii cantitative
Reprezinta gestiunea initiala intr-o firma, realizata de un gestionar. El are obligatia de a introduce anumite elemente, dar nu legate de partea de contabilitate, tocmai pentru a face o receptie mai rapida. Trebuie astfel sa introduca documentul, data documentului, numarul de nir (generarea nr. nir poate fi chiar prima operatiune pe care o face in momentul unei receptii noi), data receptiei (care poate fi diferita de data documentului), observatii cu privire la document, tipul de document (factura, aviz, alt document).
In continuare, gestionarul are posibilitatea de a alege furnizorul din baza de date de funizori (parteneri).
Exista si posibilitatea de a bifa – „prelucrarea la terti” – pentru cazul in care materialele au fost trimise catre prelucrare la alte firme si acum s-au intros pentru a intra in gestiune.
Pentru a adauga pozitii in receptii pozitive (intrari in stoc) sunt 2 modalitati principale:
In momentul in care se doreste introducerea manuala a unui produs in gestiune, se apasa butonul adauga, care genereaza o pozitie noua, iar apoi se poate cauta un articol in functie de codul sau denumirea sa (se face prin click pe cele 3 puncte - o trimitere la dosar articole care va avea setare de filtru dupa cod, respectiv denumire).
Daca marfa soseste impreuna cu o factura fiscala, se va inregistra pretul, valoarea fara tva, tva-ul.
Zona de introducere tva este editabila, astfel incat calculul final poate sa contina tva-ul automat sau pe cel adaugat manual.
Se completeaza cantitatea, pretul unitar, locatia unde va fi trimis, codul de bare al furnizorului, obiectivul/lucrarea pentru care este achizitionat, plus alte coloane (observatii, atribut 1, 2, 3, stare), care vor putea fi apoi vizualizate si din stocuri (de asemenea, un articol cu un singur cod de articol poate fi gestionat in stocuri avand anumite particularitati – culoare, stare samd).
Eventualele omisiuni in completarea campurilor nr. doc, data, nr. nir, data receptiei, furnizor, gestiune/depozit, cod articol, denumire, cantitate, vor impiedica salvarea receptiei respective prin aparitia unor mesaje de eroare.
Exista de asemenea si posibilitatea de adaugare pozitii storno.
Alte elemente de completat: delegat, C.I., mijloc de transport, nr. auto, comisia de receptie (poate fi formata din gestionar, contabil, CTC), gestionari (un document corespunzator unor marfuri poate sa cuprinda produse destinate mai multor magazii).
Bifa „receptie din comenzi” – prin selectarea sa, in momentul adaugarii unei noi receptii si selectarea denumirii sau codului de articol, apare o alta fereastra care se numeste centralizator comenzi catre furnizori, care „vine” din fisele de aprovizionare.
Daca furnizorul specifica numarul de comanda pentru care s-a facut receptia, exista posibilitatea sa se faca receptia din acest centralizator comenzi catre furnizori. In fereastra nou aparuta poate sa se filtreze dupa nr. de centralizator, nr. fisa, denumire sau cod articol, stas, obiectiv, solicitant, furnizor, sofer.
In tabelul corespunzator sunt informatii pentru gestionar cu privire la comanda, la cantitatea solicitata, cantitatea rezolvata, cantitatea ramasa, pret, responsabil de aprovizionare.
Dosar receptii cantitative – aici se pot vizualiza receptiile realizate.
In fereastra dosar receptii se observa de asemenea existenta unui filtru de afisare si corespunzator pentru el, optiunile de filtrare (nr. document, nr. nir, tip document, partener, operatorul care a introdus acea receptie, gestiunea/depozitul corespunzatoar).
In aceasta fereastra, in partea de jos, exista posibilitatea de a modifica o intrare in gestiune, sau de tiparire nir. Cei de la receptie tiparesc pagina cu nir-ul respectiv si pot trimite mai departe informatia catre contabilitate.
De asemenea, pentru o intrare care nu are codul de bare, exista posibilitatea de generare coduri de bare. In continuare, se poate tipari un cod de bare. In fereastra noua care se deschide, „coduri de bare”, se va putea tipari pentru articolul selectat un numar de „x” etichete autocolante continand codul de bare corespunzator (se completeaza in coloana corespunzatoare numarul de etichete dorite).
Codul de bare este generat de fiecare data cand se face o receptie. Poate sa fie acelasi cod de articol, dar codul de bare va fi tot timpul altul, el gestionand lotul. (poate fi vorba de receptii diferite sau de locatii diferite). Pastrarea aceluiasi cod de bare pentru articole de pe locatii diferite ar genera dificultati in descarcarea de gestiune, pentru ca nu s-ar mai sti de pe ce locatie de magazie ar trebui sa fie luat produsul.
Astfel, din codul de bare intern se va sti exact localizarea unui produs (magazia, randul, raftul) sau daca e vorba de parametrizare, se vor cunoaste exact proprietatile unui produs (ex: culoarea).
Tabelul generat pentru receptiile cantitative cuprinde:
Pentru orice produs pentru care s-a facut bon de consum, care s-a trimis mai departe in prelucrare sau folosire, nu se mai pot efectua modificari (si nu se poate sterge).
Partea de jos a ferestrei prezinta produsele care intra pe un anumit document (ex: pe o factura pot exista mai multe articole).
Filtrul dupa care se face o cautare intr-un dosar de receptii cuprinde posibilitati de cautare dupa partener, nr. nir, tip document, operator, gestiune, reducand astfel numarul de inregistrari afisate din baza de date.
2. Receptii contabile
In timp ce alte sisteme contabile nu permit introducerea unei plati in timp real (eventual o inregistreaza la avansuri), fortand tinerea unei evidente separate, in Smartis se pot inregistra diversele efecte si receptii pe masura ce ele ajung in firma, oferind o flexibilitate in a „nota” direct in program.
Partea de receptie contabila revine ca responsabilitate departamentului de contabilitate. Fereastra de receptie intrari contabile cuprinde campurile nr. doc, data, nr. nir, data receptiei, dar si altele noi:
Discount-ul este considerat un venit si inregistrat separat. El se aplica valorii fara tva din josul paginii (pe verde).
De asemenea, trebuie completate contul furnizorului, numele furnizorului, gestiunea/depozitul in care produsul a intrat.
Receptie articole cuprinde urmatoarele butoane:
Operatorul poate de exemplu sa aleaga un furnizor si sa „traga” toate documentele pentru prelucrare contabila.
In aceeasi fereastra exista si butonul centralizator intrari care afiseaza toate pozitiile de pe toate receptiile (fiecare document – factura, aviz etc, poate sa contina una sau mai multe pozitii). Tabelul din aceasta fereastra poate fi filtrat in functie de furnizor, gestionar, tip document samd. Butoanele expandare si compactare permit observarea anumitor detalii in momentul in care se face o filtrare dupa o caracteristica. De asemenea exista si posibilitatea de tiparire pentru centralizatorul de pozitii ales, sau schimbarea locatiei daca se doreste modificarea pozitionarii in magazie sau depozit a unui articol (posibiliatea de schimbare a locatiei exista si la stocuri).
Setarea initiala pentru centralizatorul de receptii este de a afisa receptiile efectuate in luna in curs. Centralizatorul acesta de receptii poate fi exportat si in excel, ca multe alte tabele din Smartis.
Acest centralizator ajuta la cautari diverse (se doreste a sti de exemplu de unde s-a cumparat smirghel, care au fost preturile si toate informatiile legate de acea receptie).
Ca regula generala, fiecare fereastra este structurata sub forma: baza/capul documentului in partea de sus (cuprinzand data, nr doc, valoare) si pozitiile pe care le contin in partea de jos (continutul in sine al documentului). De asemenea, fiecare are un centralizator de pozitii (intrari, consumuri, dispozitii de vanzari).
Toate in gestiunea – ajuta in momentul in care sunt introduse mai multe pozitii si se doreste a fi trimite toate intr-o singura gestiune (nu mai trebuie cautata fiecare gestiune pentru fiecare pozitie introdusa)
Partea de receptie intrari contabile cuprinde 3 pagini:
Pagina Receptie articole
In cadrul ei se poate opera in doua modalitati (care se exclud una pe cealalta in momentul alegerii uneia):
Respectand regula sus-amintita, din momentul incarcarii din receptie, butoanele adauga si sterge pozitii nu mai pot fi operate.
Vor fi extrase din dosarul receptiilor cantitative informatiile cu privire la denumirea produsului, codul articolului si cantitatile. Se vor adauga informatiile contabile referitoare la acea intrare: pretul (daca nu este completat deja de gestionar) valorea fara tva, valoare tva, valoarea cu tva, gestiunea contabila din care face parte si atribuie contul furnizor.
Contul furnizor se atribuie prin trimiterea la planul de conturi si selectarea unui cont contabil in functie de natura incadrarii partenerului (ex. 401.01 – furnizori interni).
In ceea ce priveste gestiunea contabila, intrarea se va inregistra conform planului de conturi din nomenclator (ex: daca e vorba de materii prime – se va artibui contul 301, sau, daca s-a atribuit deja o gestiune exacta, se va selecta corespunzator – 301.01 Popescu Viorel). In general, gestiunea contabila face referire la clasa 3 (materii prime, materiale auxiliare, combustibili, materiale de ambalat etc).
Campurile valoare fara tva, valoare cu tva, pret de vanzare fara tva, pret de vanzare cu tva, valoare vanzare fara tva, valoare vanzare cu tva, valoare adaos, permit realizarea unor calcule prin editabilitatea campurilor. O modificare a valorii introduse pentru un camp, va insemna recalcularea automata a celorlalte.
Pot fi apoi completate atributele pentru intrarea respectiva (1, 2, 3), precum si starea, observatiile, certificatul de calitate si aprobarea CTC-ul privind conformitatea produsului.
In acest moment se poate vizualiza si operatia contabila efectuata (301 cumparari baza, respectiv 4426 TVA), pe nota contabila selectata (3 in exemplu).
Daca se atribuie un alt cont (1023 de exemplu) pentru gestiunea contabila a articolului respectiv, in momentul in care se incearca realizarea notei contabile – prin butonul operatii contabile – un mesaj de eroare va semnaliza faptul ca nu exista o concordanta intre conturile alese, ca nu exista un sablon contabil pentru acea asociere.
Daca se completeaza si un discount pentru articolul respectiv, atunci jurnalul va cuprinde cumparari, cumparari TVA, dar si discount la cumparari, care va diminua baza de plata si se va constitui in venit (credit 767 in exemplu).
Pentru un neplatitor de tva se considera suma intreaga pentru valoarea cu tva si se completeaza in campul corespunzator tva valoarea 0.
Se poate de asemenea consulta stocul existent. Butonul Stocuri deschide o fereastra noua unde se poate vizualiza situatia stocurilor, cu ajutorul campurilor de filtrare, dupa cod bare/lot, cod articol, denumire, gestiune, gestiune contabila, locatie.
In situatia in care se realizeaza o receptie si pentru realizarea notei contabile nu exista sablonul dorit, se poate adauga din Sabloane contabile un sablon nou, aceasta activitate fiind specifica departamentului contabil.
Adauga pozitii storno se refera la situatiile in care se doreste a trimite marfa inapoi la partener. In fereastra care apare la apasarea butonului se poate realiza o cautare (din stocuri). Este recomandata filtrarea in momentul cautarii, daca stocurile firmei sunt mari, astfel incat interogarea bazei de date sa se faca intr-un timp cat mai scurt. Din produsele rezultate in urma cautarii, se aleg cele care trebuie trimise inapoi la furnizor. Se poate apoi alege cantitatea care trebuie livrata. (ex: dintr-un stoc de 1000 de produse se pot trimite inapoi toate 1000 sau doar 400).
Se pot de asemenea alege toate articolele aparute in urma cautarii (ex: toate stocurile de tabla), se valideaza si se va observa ca in aceasta situatie se modifica stocurile, in sensul ca vor disparea pozitiile alese pentru stornare (sau vor ramane doar diferentele de cantitati).
In momentul validarii alegerii, se observa ca preturile si cantitatile apar in receptie cu „– ”.
Dupa aceste operatiuni, documentul poate fi salvat.
2. Adaugare manuala – in cazul in care nu se face trimitere la o incarcare
Pasii urmati sunt aceiasi ca la incarcarea din receptie, dar de aceasta data trebuie completate toate campurile, fara a mai exista nicio preluare de informatii cu privire la receptia respectiva.
Descarcare gestiune la terti – se aplica doar pentru produsele care au fost trimise spre prelucrare la terti.
Trebuie ales din dosar parteneri furnizorul caruia i s-a trimis deja o marfa pentru prelucrare (de altfel, daca se alege gresit un furnizor caruia nu i s-a trimis marfa, in momentul accesarii paginii de descarcare, nu se va afisa niciun produs).
Se poate realiza astfel:
1. din prima pagina, se incarca o receptie – se alege partenerul, intrarea (articolul care a ajuns in firma). Diferenta dintre sumele din tabel reprezinta chiar valoarea platita pentru manopera executata de furnizor;
2. se completeaza gestiunea sursa (cont de materii prime), contul furnizori si destinatia (nota contabila)
3. cand se vizualizeaza operatiunea contabila pentru documentul respectiv – se observa defalcat sumele – si se vede exact datoria pentru manopera realizata (valoare + tva). Prin aceasta operatiune se realizeaza descarcarea contabila a partenerului. (si a stocului aferent lui).
4. se poate face verificarea descarcarii stocului – in stocuri se introduce codul de bare pentru produsul respectiv - se vede ca de la gestiunea respectiva (externa – corespunzatoare partenerului) stocul devine 0, inchizandu-se procesul.
Aplica pret – este posibil sa nu existe pret cand se opereaza intrarea, fiind pret 0 pentru ca s-a operat avizul.
Justifica plata cuprinde 3 meniuri:
Prin selectarea adauga ordin de plata se deschide fereastra corespunzatoare dosarului cu ordine de plata. Se aleg pozitiile care intereseaza (poate fi doar una, sau mai multe intrari) si se revine in fereastra initiala de justificare plata.
In tabelul generat se observa mai multe coloane: nr, doc (numarul OP-ului), totalul document, suma justificata, ramas de justificat, operatia curenta, beneficiar. Ramas de justificat inseamna ca s-a emis un op de valoarea din total document, ca s-au inchis niste facturi de valoarea inscrisa la suma justificata.
Diferenta de curs valutar se va inregistra fie ca o cheltuiala cu dif nefavorabila de curs valutar, fie pe venituri, pe diferente favorabile de curs valutar. Aceasta este explicatia pentru care campul operatiune curenta este editabil, pentru a se trece exact cand se plateste.
Justificarea face referire la documente corespondente pentru o marfa, un produs intrat in firma (de obicei facturi), pentru a se tine evidenta la facturi – se va sti astfel cat s-a platit dintr-o factura, sau daca a fost platita integral.
Pentru un OP poate sa corespunda factura pe care se face receptie sau, in momentul in care se face repceptia, sa se adauge efectul.
Se poate modifica pe OP si se adauga factura curenta sau se poate in momentul in care se face receptia adauga de aici? si automat se realizeaza justificarea sumelor.
Traseul normal (daca se plateste ulterior introducerii facturii), in momentul in care se face receptia, se adauga si efectul de plata: se adauga din dosar parteneri furnizorul (ex: Adimet), si daca se adauga toate facturile existente, atunci ramas de justificat va fi 0 si se inchid automat.
Varianta cealalta este pentru situatia in care sunt plati efectuate sau bilete la ordin inainte de a fi introduse documentele, nu receptia propriu-zisa a marfii.
Adauga efect – se refera la bilete la ordin sau CEC-uri.
Se pot de asemenea vizualiza si facturile care inchid pozitiile respective
Dosar receptii contabile – toate documentele (facturile inregistrate)
Contine, in partea de sus:
Cand se viziualizeaza o pozitie, nu este posibil de adaugat o cantitate mai mare decat cea introdusa deja in sistem; programul nu permite sa se scrie nici mai putin decat a fost receptionat.
Se pot modifica doar anumite campuri: gestiunea contabila, pretul. Daca se sterge o intrare, ea nu dispare din sistem, ci va fi trimisa inapoi in receptii cantitative. Practic, se va sterge doar partea contabila (contarea) a respectivei intrari.
Stergerea din stoc nu este posibila daca pentru produsul respectiv au fost generate bonuri de consum.
Nir-ul va contine pretul, valoarea fara tva, valoare tva-ului, valoarea cu tva. Nir-ul pentru evidentele en-detail (de obicei se tine la magazinul care vinde en-detail), va contine preturile de vanzare si valoarea adaosului.
Intr-o firma mare, tot timpul vor exista receptii de "incarcat". Nota contabila poate fi modificata in Smartis.
Factura de plata se poate vizualiza in orice moment in meniul Trezorerie – furnizori neachitati.
De asemenea, pentru clientul ales, se poate observa si balanta analitica pentru parteneri – solduri creditoare finale – din meniul contabilitate, balanta de verificare parteneri.
Asadar, rolul receptiilor in gestiuni este de a trimite informatiile in trezorerie, de a tine evidenta pe facturi, dar si evidenta contabila in contul contabil.
Nomenclatoare