Partenerii  inregistrati pot fi de mai multe feluri: furnizori, clienti dar si angajati ai firmei, care pot avea atributii diverse; astfel, un partener poate fi un client, un furnizor sau un producator. In acest fel, nu este necesara inregistrarea separata, tinandu-se intr-un singur loc evidenta lor, chiar si in situatii in care acestia au sedii sau contacte multiple.

 

 

Partener nou

 

 

Datele obligatorii a fi introduse sunt denumirea partenerului si codul unic de inregistrare, precum si precizarea daca este sau nu platitor de TVA. Daca in baza de date deja exista codul de inregistrare, atunci nu mai poate fi introdus partenerul nou, tocmai pentru a evita dublajele. In cazul in care se introduce un cod unic de inregistrare gresit, un mesaj de eroare va semnaliza acest lucru (cu toate acestea, exista posibilitatea salvarii in continuare a partenerului – pot exista si parteneri „interni”, care vor fi inregistrati ca si cod pe baza de CNP).

 

 

Optiunea platitor sau neplatitor de TVA ajuta la incadrarea contabila si la declaratia semestriala de TVA. Daca se alege varianta platitor de TVA, trebuie de asemenea introdus si atributul pentru respectivul partener (codul de tara).

Machete principale: date generale, solduri contabile, conturi la banci, alte adrese si sedii ale partenerilor, alte observatii.

 

Datele generale cuprind numarul de inregistrare in registrul comertului, adresa, localitatea, judetul, codul postal, adresa web, adresa de mail, telefonul fix, fax-ul, telefonul mobil.

De asemenea, tot aici sunt cuprinse rubricile referitoare la termenele de plata si termenele de incasare, care ajuta la aprovizionare, pentru a sti cand trebuie platit de la data emiterii unei facturi sau cand se realizeaza o factura.

Instrumentul de plata/incasare permite alegerea modalitatii prin care se face plata/incasarea (bilet la ordin, cec, ordin de plata, din casiere, compensare).

Discountul general acordat ajuta la aprovizionare, iar bifa pentru exclus din cash flow – se refera la modulul de trezorerie cash flow. In momentul in care se bifeaza excluderea unui partener din cash flow, suma pe care firma o are de plata sau de incasat raportata la acel partener este exclusa.

Criterii de grupare a partenerilor folosesc departamentului comercial pentru calculul portofoliului (in special la vanzari), cand se doreste gruparea partenerilor dupa anumite caracteristici (zone, furnizori etc). Are 2 functiuni – pentru comercial, dar si pentru pentru usurinta in cautare.

 

Fereastra Soldurile contabile

Soldurile contabile trebuie actualizate in prima luna. Cuprinde: contul contabil, sold initial debitor, sold initial creditor, rulaj precedent debitor, rulaj precedent creditor.

 

Fereastra Conturi curente la banci

Reprezinta conturile bancare ale partenerilor si sunt folosite pentru diferite instrumente (gen OP-uri, facturi).

 

Fereastra Alte adrese si sedii ale partenerilor

Aceata macheta ajuta la o mai buna identificare a posibilelor locatii ale partenerilor, pentru cei care isi desfasoara activitatea din mai multe puncte de lucru. Cuprinde denumire sediu, adresa, localitatea, judetul, codul postal si telefonul.

 

Fereastra Alte observatii

Permite introducerea in format text a unor detalii cu privire la un partener.

 

 

Dosar parteneri

In dosar partener se regasesc datele introduse din momentul adaugarii unui partener nou.

 

Campuri principale – filtru, optiune filtru, grupare.

Din Optiune filtru se poate face selectia dupa caracteristici predeterminate – denumire, cod fiscal, localitate, judet, adresa. Gruparea face trimitere la incadrarea la una din grupele in care a fost atribuit partenerul.

 

In paginile din partea de jos a machetei se regasesc: conturile bancare ale partenerului (poate fi unul sau multiple), persoanele de contact, adresele si sediile, observatii, contractele existente (afiseaza contractele furnizorilor), soldurile si rulajele, materialele si marfurile achizitionate, marfurile si materialele vandute precum si conturile pentru extrasele de cont.

 

In functie de natura partenerului, anumite pagini pot cuprinde detalii multiple (ex: pentru contracte existente pot fi vizualizate nr. contractului, obiectul contractului, grupare, data contractului, persoanele de contact, responsabilul, operatorul, data operarii, operatorul modificarii, data modificarii sau valabilitatea contractului).

 

In partea de jos a machetei se regaseste si butonul extras de cont, care permite listarea partenerilor cu sumele corespunzatoare – ca forma de tipizat expediat pentru confirmare sau pentru note explicative in caz de aparitie de diferente (lucru necesar la inventarierea conturilor).

Exista de asemenea si optiunea de „unifica parteneri”. Aceasta poate fi utilizata cand pentru un partener inregistrat cu 2 nume diferite se doreste stergerea dublurii si pastrarea inregistrarii corecte.