Nomenclatoare Gestiune Receptii in gestiuni Miscari interne Transferuri si avize insotire Consumuri Bonuri de predare Dispozitii de livrare Vanzari Obiecte de inventar Stocuri initiale Serii Mariri/Diminuari preturi Documente interne Aprovizionare Comercial Productie Proiecte Trezorerie Mijloace fixe Contabilitate Rapoarte stocuri Salarii Administrare
1. Transfer gestiuni
Contine: numar document, data, gestiune/ depozit sursa, gestiunea/depozit destinatie, cantitate, cod bare/lot
Operatiunea presupune transferul anumitor produse dintr-o gestiune in alta. Titulatura este de asa natura incat sa permita transferuri in cadrul aceleiasi firme, cu depozite diferite teritorial, sau transferuri intre gestiunea firmei si cea a unui partener.
Se bifeaza genereaza document de insotire pentru a specifica unde merge marfa respectiva si cine este responsabilul cu transportul sau – duce la aparitia 2 noi butoane:
Date privind destinatia – cumparator (destinatar), nr. de inmatriculare, cod fiscal, sediul, judetul, contul, banca;
Date privind expeditia – numele delegatului, seria si nr de buletin, mijlocul de transport si numarul corespunzator.
Marfurile pot fi transferate intre gestiuni diferite (gestionari interni si externi), dar si in cardul aceluiasi depozit. (de exemplu pentru conturi dezvoltate analitic – din 301.03 poate fi transferat din materii prime in marfuri, pentru vanzare, – 371.01).
Din momentul in care se adauga o pozitie, gestiunile destinatie/sursa se blocheaza. De asemenea, adaugarea unui articol dupa ce s-a ales gestiunea/depozitul sursa se poate realiza doar din stocul respectiv al gestiunii/depozitului sursa.
In cazul unei prelucrari la terti – din dosarul de gestiuni/depozit/terti se selecteaza un partener si se adauga din butonul adauga produsele care trebuie sa fie prelucrate.
Contabil se maresc doar rulajele, nu se genereaza alte modificari. (nu se schimba nici stocul de marfa, nici nu se creaza o datorie) – doar se muta pe plan intern. Se muta doar activele dintr-o gestiune in alta.
Chiar daca bunurile se duc in gestiunea altor parteneri, ele raman in patrimoniul firmei.
Ajuta la reburi, de asemenea. Tot gestionarul respectiv (depozit sursa) va fi cel care le administreaza, dar produsele respective vor trece in gestiunea destinatie „rebuturi”, asta oprind practic si eventualul consum din materialele considerate rebuturi.
Ele apar in stoc dar vor fi stornate la parteneri, sau scoase din sistem, dupa caz.
Luat per ansamblu, stocul de active ramane tot timpul acelasi, singura modificare fiind cea de gestiune.
Pentru a avea efect in contabilitate, trebuie aplicata bifa „da”, validat in contabilitate.
Dupa ce a facut receptia cantitativa, gestionarul poate sa faca transferul, sa salveze si sa opereze alte actvititati, fara a trebui sa introduca elementele ce tin de contare.
Daca insa s-a bifat validarea operatiei contabile, atunci trebuie completate toate informatiile din tabel: cont. gestiune sursa, cont gestiune destinatie, preturi, valoare.
Daca nu se fac asocierile corespunzatoare vor fi generate din nou mesaje de eroare. Abia dupa ce au fost introduse toate informatiile este permisa salvarea documentului si practic modificarea transferului in baza de date.
Validare trasfer/nota cont – pune preturile in gestiunea sursa, daca nu sunt deja completate. Bifarea „da” presupune asadar operarea contabila si va permite inregistrarea contabila a transferului doar dupa ce coloanele sunt completate (pret, cont gestiune sursa)
Gestionarul nu va bifa „da” si nu va realiza validarea transferului/nota contabila; el opereaza doar transferul intre gestiuni si adauga marfa.
Abia cand documentul ajunge la contabilitate – se modifica, se valideaza, se adauga, daca sunt conturi lipsa, se pun preturile (daca sunt 0), bifeaza „da” si salveaza documentul. Dupa salvare, acest transfer va avea efect si in contabilitate.
Sunt situatii in care nu exista un proiect, nu se stie clar ce trebuie pentru un proiect (service pe teren, de exemplu). Cand vine cineva la magazie in aceasta situatie cu un bon de consum, solicita produsul x pentru a-i servi la anumita comanda.
Sunt insa si situatii cand nu se stie exact cat sau daca se va consuma. Atunci se face transferul dintr-o gestiune sursa catre un gestionar (ex: seful unei sectii care are nevoie pentru o lucrare, sau o cercetare, un proiect nou, la care nu stie exact ce cantitati si ce materiale ii vor trebui) care se incarca din magazie cu diverse materiale. La final de luna (de obicei) merge la departamentul de productie si se descarca din gestiunea sa pe baza unor comenzi, respectiv bonuri de consum pe care productia le va furniza.
Pentru astfel de situatii, de obicei nu este necesar de realizare de aviz de insotire; produsele fie vor fi trecute inapoi in gestiunea initiala dupa ce nu mai sunt folosite de gestionarul care le-a solicitat, fie vor fi date in consum de acesta din urma, daca au fost utilizate pe o lucrare.
Acest lucru ajuta si la o rapiditate marita in situatiile urgente, cand trebuie realizata o lucrare, dar nu se stie exact cat se va consuma si din care materiale, dar in acelasi timp permite tinerea unei evidente stricte a stocului firmei direct in Smartis, fara a fi nevoie de o evidenta separata.
Nu este necesara asadar generarea unui consum, care ar insemna descarcarea din gestiune. Aceasta problema este rezolvata prin transferurile in gestiuni.
Dosar transferuri
Ca peste tot in zona de dosare, exista un filtru cu optiuni de filtrare dupa nr document, ziua, gestiunea sursa si gestiunea destinatie.
Tabelul contine nr. document, data, gestiunea sursa, gestiunea destinatie, destinatie aviz de insotire, valoare, gestionar predare, gestionar primire, operat, anulat si observatii.
Dosarul de transferuri este setat pentru a afisa transferurile din luna curenta (luna selectata pentru lucru in Smartis). Daca se doreste o afisare a tuturor transferurilor, in partea de jos a ferestrei exista varianta de bifare pentru „toate lunile”.
In momentul in care apare bifa Operat pentru un transfer intre gestiuni, inseamna ca a fost deja preluat in contabilitate.
Orice document de transfer gestiuni salvat se va fi regasi in dosar transferuri, cuprinzand toate informatiile corespunzatoare. In partea de jos a paginii se pot observa butoanele pentru documentul de insotire – practic avizul de insotire a marfii (poate sa contina sau nu pretul, in functie de bifarea „tipareste preturi”), precum si tipareste tipizat – reprezentand bonul de transfer, care contine gestionarul sursa si gestionarul de primire, dar si dispecerul, reprezentat de cel care ridica efectiv marfurile.
In partea de observatii se poate vizualiza explicatia pentru care s-a facut acel transfer de gestiune.
Exemplu: transferul dintr-o gestiune initiala – gestiune rebuturi – intr-o alta gestiune pentru a fi dat in consum. (un articol poate sa fie considerat nesatisfacator din anumite puncte de vedere si astfel incadrat la rebut; cu toate acestea, el poate sa fie perfect utilizabil pentru un alt scop, sau pe o alta lucrare).
Daca este vorba doar de un transfer dintr-o gestiune in gestiunea „rebut”, explicatia contabila va consta in faptul ca s-a descarcat magazia (cont sursa 301* – reprezentand materii prime la gestiunea *) de produsul x, in valoare de y in rebuturi (cont destinatie 346* produse reziduale).
Chiar si rebuturile vor fi date pe un bon de consum (ex: daca este vb de rebut de fier, la un interval de timp, cand se aduna o cantitate care nu mai poate fi inmagazinata, el va fi trimis la fier vechi), tocmai pentru a exista o evidenta si mai stricta si pentru a evita risipa, pentru a sti cate produse/materiale se strica lunar/semestrial/zilnic etc.
2. Aviz de insotire nou
Ele nu afecteaza stocurile. Sunt marfurile transmise fara a afecta stocurile. (de exemplu un calculator care este trimis in service, nu iese din evidenta contabila, din stoc).
Cuprinde: nr document, data si 3 posibilitati de selectare a adaugarii:
adauga grupe de articole
adauga din consumuri - se va face trimitere la centralizatorul de consumuri, de unde se va alege articolul respectiv
adauga - simplu pozitie cu pozitie in tabel
In pagina de observatii, se specifica in format text care este motivul pentru care se realizeaza acel aviz.
De asemenea, obligatorii sunt informatiile legate de destinatie („cumparator”- cu date de identificare), expeditie (nume delegat – cu date de identificare). Dupa introducerea tuturor datele, se poate salva avizul.
Aceste avize maresc siguranta si controlul asupra tuturor transferurilor in cadrul stocurilor firmei. (orice produs care paraseste locatia firmei, pentru a fi transferat in alta gestiune, va fi usor verificat chiar si la iesirea din unitate)
Dosar avize de insotire
Contine toate avizele cu aceleasi optiuni de filtru in fereastra corespondenta: numar document, cumparator.
In tabel se vor regasi informatii referitoare la nr, doc, data, cumparator, CUI, cod fiscal, sediu, cont, delegat, indetificare delegat, observatii – unde se observa informatii gen „nu se factureaza”, „neconform – se returneaza” etc.
In partea de jos a ferestrei exista butonul „tipareste”, care va permite tiparirea efectiva a documentului, dar si butoanele pentru adaugare de aviz nou sau de modificare sau stergere a celor existente.
